Les faits

Une firme de génie-conseil a été retenue pour rénover un immeuble à logement. Son travail consistait à élaborer les plans et devis du système mécanique du bâtiment, ainsi qu’à surveiller une partie des travaux. Elle a prévu un budget de 180 000 $ pour ces services. À mesure que le projet avançait, le client a payé la plupart des honoraires, mais une somme de 20 000 $ demeurait impayée, sans aucune explication quant au retard.

Le résultat

Une fois le projet terminé, la firme de génie n’avait toujours pas reçu le paiement intégral pour ses services. Après un nouveau délai, la firme a décidé d’agir – en déposant une requête judiciaire pour recouvrement d’honoraires impayés et en enregistrant même un lien sur le titre légal de l’immeuble à logement afin de protéger ses intérêts.

En réponse, le client a déposé une demande reconventionnelle pour négligence contre la firme de génie. Le client soutenait que certains locataires se sont plaints que le chauffage était insuffisant dans leurs logements, ce qui, selon lui, était dû à la conception du système de chauffage de la firme. Le client a également allégué avoir engagé des frais pour des travaux correctifs et subi une perte importante de revenus locatifs. Au total, la demande reconventionnelle réclamait des dommages-intérêts au montant de 200 000 $.

Suivant la réception de la demande reconventionnelle, la firme de génie-conseil a signalé la situation à son assureur qui avait retenu les services d’un cabinet d’avocat pour leur défense. La bataille juridique a duré trois ans et a coûté du temps et des ressources à la firme de génie.

De nombreux litiges peuvent découler d’une mauvaise communication entre les parties contractantes. Dans ce scénario, la firme de génie-conseil aurait pu prendre des mesures supplémentaires et plus rapides pour comprendre pourquoi elle n’était pas payée. Si certains désaccords sont inévitables, un dialogue amical et ouvert permet souvent de trouver des solutions meilleures et moins coûteuses pour tout le monde.

La vaste expérience de Victor en matière de réclamations démontre que, lorsque les ingénieurs réclament des honoraires impayés, les clients répondent souvent par des demandes reconventionnelles pour dommages-intérêts découlant de la négligence présumée. Souvent, ces demandes reconventionnelles dépassent le montant que l’ingénieur tente de récupérer. C’est pourquoi il est essentiel de prendre en compte l’ensemble des avantages avant de décider d’intenter une poursuite pour honoraires impayés. Une communication précoce et ouverte avec vos clients peut aider à résoudre les problèmes rapidement, à préserver vos relations d’affaires avec eux et, surtout, à éviter à tous une bataille juridique longue et coûteuse.

Les facteurs de risque

Facteur de risque n^o1

Conditions de paiement peu claires.

• Si les conditions de paiement ne sont pas clairement définies dans le contrat, cela peut entraîner des malentendus et des retards de paiement. Assurez-vous qu’une entente précisant les échéances, les étapes importantes et les conditions de paiement soit signée avant la prestation des services.
• Fournissez aux clients des factures datées et mettez en place un système qui envoie des rappels datés des soldes impayés afin de documenter les tentatives de résolution des problèmes de paiement. Ces pratiques peuvent aider les firmes à gérer leur risque financier, à prévenir les réclamations et à maintenir une relation de travail positive avec le client.

Facteur de risque n^o2

Étendue des services non définie.

• L’étendue des services fournie par la firme doit être claire, détaillant la manière et la méthode de prestation de ces services, et précisant ce qui n’est pas inclus afin qu’il n’y ait aucune ambiguïté quant à la portée de l’entente. Le délai d’exécution des services doit également être précisé afin que le client et la firme de conception aient une vision claire du calendrier du projet. Une étendue claire et transparente des services, détaillant le calendrier du projet, réduira le risque de désaccords qui pourraient autrement conduire à un différend concernant les honoraires.
• Un manque de communication régulière avec vos clients peut entraîner des problèmes non résolus, conduisant à des différends concernant les honoraires et les attentes du projet. Communiquez régulièrement avec vos clients tout au long du projet. Traitez rapidement toute préoccupation et tenez-les informés de l’avancement du projet afin d’instaurer la confiance et de réduire les malentendus.

Facteur de risque n^o3

Répondre aux modifications à mesure qu’elles surviennent.

• Dans le cadre de la planification préalable au projet, une charte décrivant les objectifs, les contraintes et les exigences commerciales du client doit être clairement définie. Elle doit également inclure toutes les informations disponibles relatives aux conditions du site ou aux exigences imposées par le gouvernement.
• Au fur et à mesure que de nouvelles informations apparaissent au cours du projet, des modifications peuvent être nécessaires, et les firmes de conception devront fournir des solutions pour y faire face. Les ententes de services doivent préciser comment les parties traiteront les questions ou les problèmes qui surviennent pendant la conception et la construction et qui nécessitent une modification de la solution de conception initiale, qu’ils soient dus à un changement de l’étendue des services ou à des conditions imprévues sur le site.

Facteur de risque n^o4

Documentation et communication inadéquates.

• En fin de compte, une communication continue avec le client est essentielle pour éviter les différends concernant les paiements, et le fait de ne pas conserver de registres complets des communications, des modifications apportées au projet et des approbations peut affaiblir la position de votre firme en cas de différend concernant le paiement.
• Il est indispensable de communiquer régulièrement et rapidement avec le client en détaillant les services fournis, y compris les factures qui identifient clairement les services fournis. Le client s’appuie sur l’expertise de votre firme pour mener à bout son projet et s’attend à ce que tout problème concernant l’état d’avancement du projet lui soit rapidement signalé. L’absence de clarté quant à l’état d’avancement du projet peut entraîner une érosion de la confiance entre le client et la firme, et éventuellement le report du paiement des honoraires jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Le présent scénario de réclamation n’est présenté qu’à titre indicatif. Seule la police d’assurance peut fournir les modalités, la garantie, les montants, les conditions et les exclusions réels.